Smart Integration sparer Norges De Bergenske for 40-50 timers regnskab pr. måned

Problem: Problem: Tidskrævende bogføring

De Bergenske er en traditionel, familieejet virksomhed, som driver seks hoteller, ti restauranter og fem andre lokaliteter i det centrale Bergen. I mere end 100 år har de tilbudt førsteklasses overnatnings- og middagsoplevelser til lokale og turister i unikke omgivelser i Westland-regionens hovedstad. Virksomheden så dagens lys helt tilbage i 1919 og oplever i dag en solid vækst. Flere generationer har bidraget til at drive dette erhvervseventyr fremad, og i 2023 slår Eden Hotel dørene op som et nyt og grønt luksusalternativ for byens turister.

Det siger sig selv, at det kræver en del ressourcer at håndtere bogføringen for De Bergenskes mange forskellige hoteller og andre lokaliteter. Tidligere havde den populære hotel- og restaurantkæde store udfordringer med at få adgang til transaktionsrapporter fra de forskellige salgssteder, downloade og uploade data, udskille afgifter og så videre.

Det er vigtigt for os, at arbejdet med bogføringen er så automatiseret som muligt. Så kan vi fokusere på at analysere tallene i stedet for at bruge vores tid på at lede efter rapporter og håndtere afgifter. Det er der ingen, der bryder sig om, siger Thomas Grønsberg, som er økonomidirektør hos De Bergenske.

Løsning: Fik hjælp til at udvikle en smart integration

Thomas undersøgte muligheden for at udvikle en integration mellem deres eksisterende betalingsløsning, Nets Easy, og deres bogføringsprogram 24SevenOffice. Han kontaktede derfor virksomheden iizy i Sandnes, som har omfattende erfaring med at udvikle specialintegrationer mellem systemer, som normalt ikke “taler med hinanden”.

Vores mål er at forenkle vores kunders arbejdsdag, så de kan fokusere på deres kernevirksomhed i stedet for at spilde tid på manuel indtastning i forskellige systemer, siger Øyvind Bratlie, som er salgs- og marketingdirektør hos iizy. De kan for fjerde år i træk stolt kalde sig en gazellevirksomhed og tilbyder cloudbaseret software, som effektivt og problemfrit overfører informationer mellem forskellige systemer. Virksomheden har i dag sikret integration mellem mere end 200 forskellige systemer inden for fakturering og bogføring.

Til De Bergenske udviklede vi en integration mellem Nets Easy og 24SevenOffice, som automatiserer aflæsningen af transaktionsrapporter fra Nets Easy, så bogføringen opdateres hver dag. De angivne beløb er betalinger fra kunderne, beregning af Nets Easys afgifter og de beløb, som Nets Easy udbetaler til virksomhedens bankkonto, siger Øyvind.

De dygtige programmører hos iizy vil på nogle få arbejdsdage kunne skabe en fuldt fungerende løsning til andre virksomheder, som ønsker en integration mellem Nets Easy og deres bogføringssystem. Nets Easy har en såkaldt åben API, som kan downloades fra deres website, og iizy er Norges førende specialister i at trække data ud fra Nets Easy og bearbejde dem, så de bliver til korrekte bogføringsdokumenter.

Vi har skabt en integration til Nets Easy via denne API og bygget “bro” til De Bergenskes bogføringssystem, 24SevenOffice. Nu kan vi bygge denne bro, eller integration, til alle, der bruger Nets Easy, siger Øyvind.

Resultater: Sparer 40-50 timers bogføringsarbejde om måneden!

Takket være den nye integration har De Bergenske elimineret flere tunge og tidskrævende manuelle arbejdsprocesser, og Thomas anslår, at de sparer 40-50 timers bogføringsarbejde om måneden. Komplette integrationer, som er knyttet til vores økonomisystem, sparer utroligt meget tid og forenkler arbejdsdagen markant for vores ansatte. De dygtige folk hos iizy har virkelig skabt en god løsning til os. Øyvind hos iizy er ikke i tvivl om, at mange virksomheder kan drage fordel af at automatisere deres bogføringsprocesser.

Nu slipper De Bergenske for at bruge en masse timer på bogføring hver måned. De skal bare kontrollere, at alt er korrekt, og derefter klikke på “OK” og “Bogfør”. Hvis din virksomhed bruger mere end en halv time om måneden på manuel indtastning af tal i forbindelse med bogføringsarbejdet, kan det betale sig at bestille en integration hos os.

Til sidst roser de begge betalingsløsningen Nets Easy og dens brugervenlighed.

For os er det meget vigtigt, at det er nemt for vores kunder at betale for deres hotelophold online. Nets Easys enkle opbygning og udseende er genialt. Vores kunder føler sig trygge ved betalingsløsningen, og det er vigtigt for os, afslutter Thomas.