Lampe-studio.dk i Danmark har sparat tid och gjort många manuella rutiner överflödiga

Problem: Skärpta krav på digitalisering och dokumentation gör det till en utmaning att driva en verksamhet med stora volymer.

En intensiv kamp om kunderna och en ny bokföringslag med strängare krav på digitalisering och dokumentation gör att detaljhandeln nu fokuserar på intelligenta lösningar för betalning och bokföring. Nytänkande är viktigt för att kunderna ska få en bra shoppingupplevelse och för att administrationen ska fungera som en väloljad maskin.

”Vi startade en webbutik några månader innan covid-pandemin bröt ut och den har bidragit till att fördubbla vår omsättning”, säger Svend Steenstrup, ägare och VD för lampe-studio.dk, som också driver en fysisk butik i Hørsholm. Han fortsätter: ”Vi valde Nets Easy som betalningssystem. Systemet är flexibelt och fungerar bra för vårt syfte, d.v.s. onlinebetalning med alla vanliga kort. Men vi letade också efter en lösning som kunde underlätta bokföringen.”

Solution: Subscription model to make electronic purchases possible via the checkout solution

Steenstrup fortsätter: ”Integrationen mellan Nets Easy och IEX, med PayMatch-lösningen, underlättade vår bokföring. IEX bygger, populärt uttryckt, en ”bro” mellan webbutiken och bokföringsprogrammet e-conomic, där kundernas online-köp automatiskt bokförs som en faktura. PayMatch stämmer av utbetalningar och kortavgifter från Nets Easy i räkenskaperna och upprättar en verifieringskedja som uppfyller kraven i den gällande bokföringslagen.”

Han förklarar att försäljningen av belysning är säsongsberoende och att det under en vanlig vecka görs cirka 70-80 onlinebetalningar på lampe-studio.dk.

”Tidigare var jag tvungen att behandla betalningarna manuellt, en efter en, och det kunde ta upp till två timmar i veckan. Jag uppskattar att jag nu bara lägger ner en halvtimme i veckan på detta, så PayMatch frigör tid som jag kan ägna åt kundrådgivning i stället. Automatiseringen bidrar också till att minska risken för att det uppstår fel i samband med manuella processer”, säger Steffen Hussing på Hareskovens redovisningsservice, som sköter bokföring och redovisning för lampe-studio.dk.

Hussings erfarenheter av PayMatch har varit positiva och han konstaterar: ”Manuell bokföring är historia. Nu hittar systemet beställningsnumret och fakturanumret och levererar informationen i en kassajournal som kan bokföras direkt.”

Result: Flexible payments and easy checkout increase sales

Det är IEX, experter på integrationstjänster, som har utvecklat PayMatch som fungerar som en ”översättare” mellan systemen. Lösningen underlättar vardagen för lampe-studio.dk och deras bokföringspartner och ser till att de är förberedda för de nya bokföringskraven.

”För oss är det en framgång när våra visioner leder till konkreta fördelar, sparar tid för användarna och dessutom säkerställer en digital verifieringskedja”, förklarar Niel Rokkjær, VD på IEX, och fortsätter: ”Lyckligtvis var Nets mottagliga för våra idéer. De har verkligen tagit bollen och bidragit till att göra PayMatch till ett självklart insticksprogram för Nets Easy checkout.”

Det kommersiella samarbetet kring en tekniskt innovativ lösning som PayMatch har i alla fall gjort ägaren och VD:n för lampe-studio.dk i Hørsholm, Svend Steenstrup, mycket nöjd:

”Vi har själva deltagit aktivt i arbetet med att sätta ihop moduler som gör det till en bra upplevelse att handla i vår webbshop, där vi har över 2 000 artiklar på hyllorna från alla stora lamptillverkare och designers. Jag vågar säga att PayMatch-modulen har fungerat utan några problem och att den dessutom är en billig investering”, avslutar Svend Steenstrup.