Lampe-studio.dk i Danmark har spart tid og gjort mange manuelle rutiner overflødige

Problem: Skjerpede krav til digitalisering og dokumentasjon gjør det utfordrende å drive en virksomhet som opererer med store volumer

Som følge av en intens kamp om kundene og en ny dansk bokføringslov som stiller strengere krav til digitalisering og dokumentasjon, fokuserer detaljhandelen på intelligente løsninger innen betaling og bokføring. Nytenkning må til for å sikre at kundene får en god handleopplevelse, og administrasjonen må fungere som et velsmurt maskineri.

– Vi etablerte en nettbutikk noen måneder før koronapandemien, og det har gjort at vi har doblet omsetningen vår, sier eier og daglig leder for lampe-studio.dk, Svend Steenstrup, som også driver en fysisk butikk i Hørsholm. Han fortsetter: – Vi valgte Nets Easy som betalingssystem. Det er fleksibelt til formålet vårt, som er nettbetaling med alle vanlige kort. Men vi var også på utkikk etter en løsning som kunne lette bokføringen.

Solution: Subscription model to make electronic purchases possible via the checkout solution

Steenstrup fortsetter: – Integrasjonen mellom Nets Easy og IEX, med løsningen PayMatch, forenklet bokføringen vår. IEX bygger enkelt sagt en bro mellom nettbutikken og regnskapsprogrammet e-conomic, hvor kundenes nettkjøp automatisk bokføres som en faktura. PayMatch avstemmer utbetalinger og kortgebyrer fra Nets Easy i regnskapet og etablerer et revisjonsspor som allerede nå oppfyller kravene i den vedtatte bokføringsloven.

Han forklarer at salget av belysning varierer gjennom året, men at det i løpet av en normal uke er rundt 70–80 innbetalinger på nett på lampe-studio.dk.

– Før måtte jeg behandle dem manuelt én og én, og det kunne ta opptil to timer i uken. Nå vil jeg tro at jeg bare bruker en halvtime i uken, så PayMatch frigjør tid som jeg i stedet kan bruke på kunderådgivning. Automatiseringen bidrar også til å redusere risikoen for feil knyttet til manuelle prosesser, fastslår Steffen Hussing i Hareskovens Bogholderi- og Regnskabsservice, som tar seg av bokføringen og regnskapet for lampe-studio.dk.

Hussings erfaringer med PayMatch har vært positive. Han forteller: – Manuell bokføring er historie. Nå finner systemet ordrenummeret og fakturanummeret på egen hånd, og det leverer denne informasjonen i en kassakladd som kan bokføres direkte.

Result: Flexible payments and easy checkout increase sales

Det er IEX, eksperter på integrasjonstjenester, som har utviklet PayMatch som en «oversetter» mellom systemene. Løsningen sikrer at lampe-studio.dk og samarbeidspartneren deres på bokføring får en enklere hverdag og er rustet for de nye bokføringskravene.

– For oss er det en suksess når visjonene våre omsettes til konkrete fordeler, sparer tid for brukerne og samtidig skaper et digitalt dokumentasjonsspor, forklarer Niel Rokkjær, administrerende direktør i IEX, og fortsetter: – Heldigvis var Nets mottakelige for ideene våre. De har virkelig vært på ballen og bidratt til å gjøre PayMatch til et åpenbart tillegg til betalingsløsningen Nets Easy.

Det kommersielle samarbeidet om en teknisk innovativ løsning som PayMatch, har gjort eier og daglig leder av lampe-studio.dk i Hørsholm, Svend Steenstrup, svært fornøyd:

– Vi har selv vært aktive med å sette sammen modulene som sørger for en god handleopplevelse i nettbutikken vår, hvor vi tilbyr over 2000 varer fra alle de største lampeprodusentene og -designerne. Jeg kan godt skrive under på at PayMatch-modulen har fungert uten problemer, og at det også er en rimelig investering, avslutter Svend Steenstrup.