Smart integration sparar norska De Bergenske 40-50 timmars redovisning per månad

Problem: Tidskrävande bokföring

De Bergenske är ett traditionellt familjeföretag som idag driver sex hotell, tio restauranger och fem andra arrangemangslokaler i centrala Bergen. I över 100 år har de erbjudit förstklassigt boende och matupplevelser för lokalbefolkningen och turisterna i sina unika och ärevördiga lokaler i Bergen, huvudorten i Vestlandet-regionen. Familjeföretaget såg dagens ljus redan 1919 och upplever för närvarande en stark tillväxt. Flera generationer har hjälpt till att driva äventyret framåt, och 2023 kommer Eden Hotel att bli ett nytt grönt lyxalternativ för stadens turister.

Att hantera räkenskaperna för De Bergenskes många olika hotell och försäljningsställen kan naturligtvis vara ganska resurskrävande. Den populära hotell- och restaurangkedjan kämpade tidigare mycket med att generera avräkningsrapporter manuellt från de olika försäljningsställena, ladda ner och ladda upp siffror, separera avgifter och så vidare.

För oss är det viktigt att bokföringsarbetet är så automatiserat som möjligt. Det gör att vi kan arbeta mer analytiskt i stället för att behöva sitta och leta efter olika rapporter och hantera avgifter. Det är ingen som tycker att det är särskilt roligt, säger Thomas Grønsberg, CFO på De Bergenske.

Lösning: Fick hjälp att utveckla en smart integration

Thomas undersökte möjligheten att utveckla en integration mellan den betalningslösning de använder, Nets Easy, och deras bokföringsprogram, 24SevenOffice. Han kontaktade därför det Sandnes-baserade företaget iizy, som har stor erfarenhet av att utveckla särskilda integrationer mellan system som normalt inte ”pratar med varandra”.

Vårt mål är att förenkla vardagen för våra kunder, så att de kan koncentrera sig mer på sin kärnverksamhet i stället för att lägga tid på manuella inmatningar i olika system, säger Øyvind Bratlie, försäljnings- och marknadschef på iizy. Iizy är ett stolt Gasellföretag för fjärde året i rad och erbjuder en molnbaserad mjukvara som överför information effektivt och sömlöst mellan olika system. Företaget har för närvarande integrationer med över 200 olika system för fakturering och redovisning.

För De Bergenske har vi utvecklat en integration mellan Nets Easy och 24SevenOffice som automatiserar läsningen av avräkningsrapporterna från Nets Easy, så att de får sina konton uppdaterade dagligen. De belopp som bokförs är betalningar från kunderna, kostnadsberäkningen av Nets Easy:s avgifter och det belopp som Nets Easy betalar ut till företagets bankkonto, säger Øyvind.

De skickliga teknikerna på iizy behöver bara ett par arbetsdagar för att sätta upp en fullt fungerande lösning för andra företag som vill ha en integration mellan Nets Easy och sitt redovisningssystem. Nets Easy har ett så kallat öppet API som är tillgängligt på deras webbplats, och iizy är landets ledande specialister på att hämta data från Nets Easy och omvandla dessa till korrekta bokföringsdokument.

Det vi har gjort är att ansluta till Nets Easy via detta API och skapat en ”bro” till 24SevenOffice, som är De Bergenskes bokföringsprogram. Nu kan vi skapa den här bron, eller integrationen, för alla som använder Nets Easy, säger Øyvind.

Resultat: Sparade cirka 40-50 timmars bokföringsarbete varje månad!

Nu när de tids- och resurskrävande manuella uppgifterna ersatts av integrationslösningen uppskattar Thomas på De Bergenske att de sparar omkring 40-50 timmars bokföringsarbete varje månad. Fullfjädrade integrationer kopplade till vårt ekonomisystem innebär att vi sparar enormt mycket tid och det dagliga arbetet förenklas avsevärt för de anställda. De duktiga personerna på iizy har verkligen skapat en bra lösning för oss. Øyvind på iizy tvivlar inte heller på att många företag skulle tjäna på att automatisera sina bokföringsprocesser.

På De Bergenske behöver man nu inte ägna ett flertal timmar per månad åt bokföring. Det enda man behöver göra är att kontrollera att allt är korrekt och klicka på ”ok” och ”boka”. Om ditt företag lägger ner mer än en halvtimme per månad på att manuellt lägga in siffror i samband med bokföringen är det värt att beställa en integration från oss.

Avslutningsvis talar båda parter väl om betalningslösningen Nets Easy och hur lätt den är att använda.

För oss är det mycket viktigt att det är enkelt för våra kunder att betala för sin hotellvistelse online. Här är Nets Easy’s enkla layout och utseende lysande. Våra kunder känner sig trygga med betalningslösningen, och det är viktigt för oss, avslutar Thomas.